WARUM EIN GoBD ARCHIV

Mit dem 1.1.2017 ist die GoBD rechtsgültig, d.h. Sie sind gesetzlich verpflichtet die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” umzusetzen.

Jeder unterliegt der GoBD Pflicht

Steuerrelevante Unterlagen müssen bis zu 10 Jahren als Dokumente (!) unveränderbar aufbewahrt werden. ACHTUNG NEU: Mit dem Stichtag 1.1.2017 genügen dem Finanzamt Papier-Ausdrucke und einfache Backups nicht mehr.

Neues Risiko der Steuernachzahlung

Sind Ihre Unterlagen nicht revisionssicher, d.h. nachweislich unveränderbar archiviert, sind Sie durch das Finanzamt angreifbar, was zu empfindlichen Steuer(zu)schätzungen über mehrere Jahre rückwirkend führen kann. Dieses Risiko vermeiden Sie mit dem GoBD-Archiv und seiner Verfahrensdokumentation.

Pflicht & Risiko versus Investment

Sie haften fortlaufend 10 Jahre. Wir unterstützen mit Tipps und Tricks, wie Sie Ihre Daten auf ein Minimum reduzieren. Die Faustformel lautet: So früh wie möglich so viel wie nötig, um konform zu sein – und so wenig wie möglich, um Kosten zu sparen. Deshalb ist das GoBD-Archiv auch schon ab günstigen 1GB zu buchen und flexibel skalierbar.

Online Archiv für Buchhalter, Berater & Prüfer

ARCHIV-PAKETE

S-Paket

1 Gigabyte            349 € p.a.
2 Gigabyte            355 € p.a.
3 Gigabyte            359 € p.a.
4 Gigabyte            365 € p.a.
5 Gigabyte            369 € p.a
6 Gigabyte            375 € p.a.
7 Gigabyte            379 € p.a.
8 Gigabyte            385 € p.a.
9 Gigabyte            389 € p.a.
10 Gigabyte          395 € p.a

M-Paket

11 Gigabyte            435 € p.a.
12 Gigabyte            439 € p.a.
13 Gigabyte            445 € p.a.
14 Gigabyte            449 € p.a.
15 Gigabyte            455 € p.a
16 Gigabyte            459 € p.a.
17 Gigabyte            465 € p.a.
18 Gigabyte            469 € p.a.
19 Gigabyte            475 € p.a.
20 Gigabyte            479 € p.a

L-Paket

30 Gigabyte            649 € p.a.
40 Gigabyte            699 € p.a.
50 Gigabyte            749 € p.a.
60 Gigabyte            799 € p.a.
70 Gigabyte            849 € p.a.
80 Gigabyte            899 € p.a.
90 Gigabyte            949 € p.a.
100 Gigabyte         999 € p.a.

XL-Paket

250 Gigabyte            2.400 € p.a.
500 Gigabyte            4.600 € p.a.
1 Terabyte                 8.900 € p.a.
10 Terabyte              auf Anfrage
100 Terabyte            auf Anfrage

 

 

Revisionssichere Ordner vernichten | Kontolöschung | Zusätzlicher Zugang je weitere autorisierte Person – jeweils 12€ Netto Festpreis p.a. oder Fall!

Schätzungen durch das Finanzamt abwehren:

  • Ihre Daten werden zu Dokumenten OHNE Einschränkung beim Dateiformat !

  • Speicher ausschließlich in Deutschland mit Verfahrensdokumentation !

  • Geo redundante Lagerung in zwei Rechenzentren inklusive !

  • “Fort Knox” Sicherheit mit höchster Schutzklasse III !

  • DSGVO konform, zertifiziert und TüV geprüft !

Buchung zu Festpreisen per anno!

Managed Service für

MANAGER

SELBSTÄNDIGE

  EINZELUNTERNEHMER

  BUCHHALTER

  KMU

  STEUERBERATER

  WIRTSCHAFTSPRÜFER

EINFACH NACHRÜSTEN OHNE INSTALLATIONSKOSTEN

  • 1.

  • 2.

Notwendigkeit erkennen

Die GoBD ist rechtsgültig. Bei der technischen Umsetzung hilft das Finanzamt nicht! Das GoBD-Archiv unterstützt Sie mit einer konkreten skalierbaren Lösung zu Festpreisen.

Buchung und Rechnung

Mit Ihrer Beauftragung legen wir Ihr sicheres Konto an und stellen Ihnen eine ordentliche Rechnung aus, die Sie beim Finanzamt als Kosten absetzen können.

  • 3.

  • 4.

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Zahlung & Freischaltung

Mit Ihrem Zahlungseingang schalten wir Ihr GoBD-Archiv Konto frei.

Schritt für Schritt Anleitung

Das ist der Unterschied: Sie bekommen keine Lösung in die Sie sich groß einarbeiten müssen. Wir helfen mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Planen Sie sich für die erste Archivierung 1 Stunde ein, um alles kennenzulernen.

Lagern > Teilen > Löschen

Sobald Ihre Daten sicher eingelagert sind, können sich sich mit gutem Gewissen anderen Themen widmen. Im Falle einer Prüfung haben Sie Ihre Unterlagen mit wenigen Griffen zur Hand. GoBD konform – revisionssicher.

Wichtige Fragen im Überblick?

Wo werden meine Daten gelagert?

Ihre Daten liegen zu KEINEM Zeitpunkt bei FiLEREX – wir organisieren alle Fragen rund um die revisionssichere GoBD Speicherung. Ihre Daten selbst liegen ausschließlich in hochmodernen deutschen Rechenzentren. Hier werden sie auf dem Stand der aktuellen Technik gesichert und gelagert.

Wie sicher ist Schutzklasse III?

Es gibt drei Schutzklassen. Mit Schutzklasse III sind Ihre Daten also auf dem höchsten verfügbaren Sicherheitsniveau eingelagert. Sie haben damit alles getan, um Ihren Sorgfaltspflichten nachzukommen und für Ihre DSGVO-konfome Datensicherheit zu sorgen. Der GoBD Archiv Speicher nutzt hierbei eine patentiertes deutsches Technologieverfahren, dass es auch Mitarbeitern des Rechenzentrums nicht erlaubt, auf Ihre Daten zuzugreifen. Diese Zusage ist TÜV geprüft. Das GoBD-Archiv ist das deutsche “Fort Knox” für Ihre Daten.

Was bedeutet Geo-Redundanz ?

Ihre Daten werden im Rechenzentrum Nürnberg nach dem Stand der Technik gelagert und beschützt. Dazu gehören organisatorische und physische Sicherungsmaßnahmen die weit über dem Maß der üblichen Lagerung im Büro liegen. Über Geo-Redundanz werden Ihre Daten zusätzlich im Rechenzentrum München gespiegelt, also an einem zweiten Standort, um eine ortsabhängige Sicherung zu gewährleisten.

Warum muss ich mehr investieren?

Beim GoBD Archiv geht es nicht um ein beliebiges Backup. Es geht darum, aus jeder Art von Daten nicht veränderbare Dokumente zu machen, die objektiv belegen, dass Ihre steuerrelevanten Unterlagen nicht manipuliert wurden und damit GoBD konform sind. Deshalb können Sie der Infragestellungen Ihrer ordentlichen Buchhaltung bei Steuerprüfungen sachlich fundiert begegnen und aktuelle und rückwirkende Steuer(zu)schätzungen abwehren. Die Einnahmen des Finanzamtes durch vermehrte Steuerprüfungen steigt kontinuierlich an und wird durch die Digitalisierung der Finanzämter befeuert, da die bisherigen Sachbearbeiter frei werden, mehr zu prüfen.

Was bedeutet Managed Service?

Wir helfen Ihnen beim Vorgang der Buchung, Einlagerung und Auslagerung. Mit Schritt-für-Schritt Anleitungen machen wir es Ihnen einfach, die GoBD an dieser Stelle umzusetzen. Sie müssen sich also nicht in komplizierte Software oder Prozedere einarbeiten. Wir nehmen Sie an die Hand und sind für Sie da.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In der GoBD heißt es hierzu: “Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.” Das GoBD-Archiv liefert Ihnen die dazugehörige Verfahrensdokumentation dazu. Ohne Berechnung – inklusive.

Kann das Finanzamt auf meine Daten zugreifen?

Nein, es sei denn, Sie geben dem Finanzamt einen Zugang. Das können Sie jederzeit tun. Ihnen entstehen die Festpreis-Pauschale von 12€ Netto. Bedenken Sie; Das Finanzamt wertet alles aus, was Sie diesem bereitstellen. Geben Sie von sich aus soviel wie nötig und so wenig wie möglich frei.

ARCHIV-PAKETE

S-Paket

1 Gigabyte            349 € p.a.
2 Gigabyte            355 € p.a.
3 Gigabyte            359 € p.a.
4 Gigabyte            365 € p.a.
5 Gigabyte            369 € p.a
6 Gigabyte            375 € p.a.
7 Gigabyte            379 € p.a.
8 Gigabyte            385 € p.a.
9 Gigabyte            389 € p.a.
10 Gigabyte          395 € p.a

M-Paket

11 Gigabyte            435 € p.a.
12 Gigabyte            439 € p.a.
13 Gigabyte            445 € p.a.
14 Gigabyte            449 € p.a.
15 Gigabyte            455 € p.a
16 Gigabyte            459 € p.a.
17 Gigabyte            465 € p.a.
18 Gigabyte            469 € p.a.
19 Gigabyte            475 € p.a.
20 Gigabyte            479 € p.a

L-Paket

30 Gigabyte            649 € p.a.
40 Gigabyte            699 € p.a.
50 Gigabyte            749 € p.a.
60 Gigabyte            799 € p.a.
70 Gigabyte            849 € p.a.
80 Gigabyte            899 € p.a.
90 Gigabyte            949 € p.a.
100 Gigabyte         999 € p.a.

XL-Paket

250 Gigabyte            2.400 € p.a.
500 Gigabyte            4.600 € p.a.
1 Terabyte                 8.900 € p.a.
10 Terabyte              auf Anfrage
100 Terabyte            auf Anfrage

 

 

Revisionssichere Ordner vernichten | Kontolöschung | Zusätzlicher Zugang je weitere autorisierte Person – jeweils 12€ Netto Festpreis p.a. oder Fall!

DSGVO

Vereinbarung

Um die DSGVO Konformität zu gewährleisten, sichern wir Sie mit einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab.

Entlastung

Mit Abschluss der DSGVO-Vereinbarung zu Ihren Gunsten entlasten Sie sich. Wir übernehmen das datenschutzkonforme Handling der anvertrauten Daten in Ihrem Auftrag.

Verschwiegenheit

Wir sind mit der Vereinbarung zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet. Das können sie anhand der Archiv-Protokolle jederzeit überprüfen.

Bei uns finden Selbständige, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) genauso eine Lösung, wie große und internationale Konzerne. Für die Archivierung bedarf es eines Archivierungskonzeptes, das professionell, fachkundig und zuverlässig ist. Deshalb arbeiten wir in einer TüV-zertifizierten Umgebung; das Besondere an dieser patentierten Basistechnologie ist, das das Rechenzentrum selbst nicht auf Ihre Daten zugreifen kann. Das bedeutet für Sie, dass Ihre Daten nicht nur sicher, sondern auch immer verschlüsselt sind. Kein unbekannter Dritte kann Ihre Daten heimlich kopieren. Hierbei handelt es sich nicht um eine Marketingaussage, sondern um einen zertifizierten Status, der sich in der Schutzklasse 3 wiederspiegelt.

Alle Dateien, wie Rechnungen, Belege oder andere Dokumente müssen unveränderbar sein. So ist die Anforderung der Finanzämter, um Manipulationen auszuschließen und Steuergerechtigkeit herzustellen. Jede Änderung oder neue Version muss eindeutig und sorgfältig dokumentiert sein. Es muss weiterhin ausgeschlossen werden, das unbefugte Dritte auf Daten zugreifen können, um die DSGVO Konformität herzustellen. Hinzu kommen die Anforderung der Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung, dass Daten zum Ende der Fristen auch noch vollständig lesbar sind und bereitgestellt werden können. Somit wird die Revisionssicherheit bei Prüfungen zur Grundvoraussetzung.

Deshalb wird beim GoBD Archiv auch der Abruf eines jeden Dokuments zuverlässig und lückenlos dokumentiert. Auch ohne Vorkenntnisse und ohne teure aufwendige Schulung können sie das GoBD Archiv von FiLEREX bedienen. Planen Sie sich zum Kennenlernen 60 Minuten ein. Sollten Sie aufgrund Ihrer Größe eine eigene IT-Abteilung vorhalten, kann diese das globale Rechte- & Rollenmanagement per Weboberfläche oder Active Directory / LDAP-Umgebung steuern.

Für die im GoBD Archiv liegenden Daten übernehmen wir Ihre DSGVO Anforderungen. Damit haben Sie eine Sorge weniger und Ihre Daten sind professionell auf dem Stand der Technik eingelagert und gesichert. 

Meldepflichten binnen 72 Stunden und Strafen in Millionenhöhe. Rüsten Sie mit der skalierbaren DSGVO-konformen FiLEREX Archiv Cloud nach und vermeiden Sie Datenschutzprobleme bei Ihrem Backup. Passend für große und mittlere Unternehmen, Selbständige und reine Einzelanwender. JETZT mit Schritt-für-Schritt-Anleitung auf umstellen und Schaden vermeiden.

Das FiLEREX GoBD Archiv nutzt eine patentierte Basistechnologie, die mit der höchsten Trusted Cloud Schutzklasse III zertifiziert ist. Anwender erfüllen damit automatisch die Verpflichtung zur Überprüfung Ihres Software as a Service (SaaS) Anbieters

Das 2015 entwickelte Datenschutz-Zertifikat Trusted Cloud Datenschutzprofil (TCDP) ist ein Anforderungskatalog, der auf anerkannten Standards wie der ISO 27018 aufbaut. So erbringen TCDP Cloud-Produkte alle datenschutzrechtlichen Vorgaben für die Auftragsverarbeitung Ihrer Daten. Für die von der GoBD Archiv genutzten Technolgie gilt: 

  • Zertifiziert nach dem Trusted Cloud Datenschutzprofil (TCDP)
  • Erfüllung der Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Alle Server stehen ausschließlich in Deutschland, wobei Sie auf Wunsch weltweit auf Ihre Daten zugreifen können.

Der Speicher und kann unendliche nach Bedarf skaliert werden. Mit dem Speicher passen sich die Preise bedarfsgerecht an. Sie zahlen also nur, was Sie wirklich brauchen und sparen bares Geld.

Read Only Memory (ROM) oder Write Once Read Many (WORM) Speicher bedeuten, dass einmal gespeicherte Daten nicht mehr verändert aber beliebig oft gelesen werden können. Mit einem ROM | WORM Speicher stellen Sie Revisionssicherheit her. Das GoBD Archiv von FiLEREX ist in diesem Sinne ein ROM-Speicher | WORM-Speicher. 

Ihre Daten werden im Rechenzentrum mit fachlicher Expertise gesichert und noch einmal geographisch redundant getrennt gespeichert. Mit dieser Geo-Redundanz wird doppelt sichergestellt, dass Ihre Daten verfügbar sind und für den Fall der Fälle auch verfügbar bleiben.

Zu Ihren Gunsten schließen Sie mit FiLEREX eine Auftragsverarbeitung für Ihre Daten ab. Damit übernehmen wir Ihre DSGVO Pflichten für die im GoBD Archiv eingelagerten Daten.

Es ist das Ziel der digitalen Langzeitarchivierung große Datenmengen dauerhaft verfügbar abzulegen und zugänglich zu machen. Ihre Daten werden mit patentierter Sicherheitstechnologie zu 100% am Standort Deutschland mit der höchster Schutzklasse 3 (TCDP3) aufbewahrt. Hierbei handelt es sich NICHT um eine Marketingaussage, sondern eine vom TÜV geprüfte Garantie. Das FiLEREX GoBD Archiv hilft Ihnen beim Archiv Datenmanagement und der Umsetzung des DSGVO-Datenschutzrechts.

Und so funktioniert das GoBD Archiv von FiLEREX: Sie erstellen im Datenarchiv eigene Ordner, die Sie frei beschriften können und laden Ihre Daten als ZIP-Datei hoch. Sobald der Upload beendet ist, sind alle Daten entpackt in Ihrem Ordner gespeichert. Sie müssen sich von nun an keine Sorgen mehr um Verfügbarkeit, Backup, Updates oder andere technische Details machen. All dies übernimmt das GoBD Archiv für Sie. Auf Wunsch können Sie weitere Zugänge buchen und Zugriffsrechte verbeben.

So setzen Sie in Deutschland modern auf und auf höchstem technischen Niveau die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die Abgabenordnung (AO) und die Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch um.

Als Faustformel gilt, die Frist beginnt am 1.1. des Folgejahres eines jeden Beleges. Es ist also nicht entscheidend, wann im jeweiligen Jahr der Beleg erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist  beginnt immer mit dem 1. Januar des Folgejahres bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist.

Es reicht nicht die Speicherung nur auf ein ROM (Read Only Memroy) | WORM-Speicher (Write Once Read Many) zu sichern. Das gesamte Verfahren der Archivierung muss ordnungsgemäß sein, wie die Kriterien der Zugriffskontrolle, der Schutz vor Datenveränderung, die Dokumentation des Verfahrens und der Nachvollziehbarkeit.
Wenn Sie buchungsrelevante Belege digital erstellen bzw. empfangen und ausdrucken, müssen diese laut GoBD Richtlinie auch als elektronische Ursprungsdatei revisionssicher archiviert werden. Ein Ausdruck und die Archivierung in Papierform reicht seit 2017 nicht mehr aus.

Mit der Pflicht zur Buchführung besteht eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht. Im Steuerrecht und Handelsrecht sind die Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung von geschäftlicher Vorgängen niedergeschrieben. Jeder Unternehmer ist zur Aufzeichnung- und Aufbewahrung verpflichtet.

Wichtig ist zu verstehen, dass die Geschäftsform hier keinen Unterschied macht. Egal, ob Sie eine AG, KG, Verein, Genossenschaft, GbR, GmbH, Stiftung, UG, eine Mischform oder Einzelunternehmer sind; Sie müssen Dokumente vorlegen können und diese bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen hinterlegen.

Auch Privatpersonen müssen Belege, Quittungen und Rechnungen aufbewahren, wenn diese sich auf die eigene Wohnung oder das eigene Haus oder den eigenen Garten beziehen.

Gemäß § 147 Abs.1 der Abgabenordnung (AO) sind aufzubewahren:

  • Arbeitsanweisungen
  • Bilanz
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Buchungsbelege
  • eingegangene Geschäftsbriefe
  • Eröffnungsbilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Handelsbücher bei Kaufleuten
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Kopien abgesendeter Geschäftsbriefe
  • Lagebericht
  • Organisationsunterlagen
  • Rechnungen
  • Sonstige steuerlich bedeutsame Dokumente
  • Zollunterlagen

Bei der Klassifizierung Ihrer Belege kann Ihnen im Zweifelsfall Ihr Steuerberater helfen.

Die Dokumentation und Aufbewahrung gehören zur ordentlichen Buchführung und dient der Steuertransparenz im Rahmen von Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.

Als Privatperson sind Quittungen, Rechnungen und Belege das eigene Haus, die eigene Wohnung oder den eigenen Garten betreffend zwei (2) Jahre aufzubewahren.

Sechs (6) Jahr müssen die geschäftlichen Korrespondenz, d.h. geschäftliche E-Mails, Verträge und sonstige relevante geschäftliche Post archiviert werden.

Ist alles zu archivieren, was sich rund um die Leistungsberechnung und den Jahresabschlüsse dreht. Zu nennen sind hier insbesondere Rechnungseingänge wie gestellte Rechnungen nebst Angeboten und Auftragsbestätigungen, Quittungen in lang leserlicher Form, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Policen sowie EUST- und Zollbelege.

Preislisten, verlorene Angebote, Arbeitsberichte, Werbung, Termine sind nicht zwingend zu archivieren. Im Zweifel lohnt es sich immer den Steuerberater für einer grundsätziche Einordnung hinzuzuziehen.

Hingegen kann bei Ermittlungen in Steuerstrafsachen, Prüfungen, schwebenden Verfahren, Bußgeldern oder vorläufigen Steuerfestsetzungen das Finanzamt eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist festsetzen. Diese gilt es dann im Speziellen zu beachten.

Wenn das Finanzamt die ordentliche Buchführung bezweifelt oder nicht anerkennt, wird es Umsatz, Gewinn und die Steuerlast geschätzt. Dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden, denn die Schätzungen werden fast immer über der tatsächlichen Steuerlast liegen. Es liegt ferner im Ermessen der Finanzämter in Verstößen den Straftatbestand des Betruges zu erkennen und anzuzeigen. Dann kommt neben der geschätzten Steuerlast noch ein Strafverfahren hinzu. Es liegt also im Interesse eines jeden Geschäftstreibenden, die ordentliche Dokumentation und Aufbewahrungsfristen proaktiv ernst zu nehmen.

ARCHIV-PAKETE

S-Paket

1 Gigabyte            349 € p.a.
2 Gigabyte            355 € p.a.
3 Gigabyte            359 € p.a.
4 Gigabyte            365 € p.a.
5 Gigabyte            369 € p.a
6 Gigabyte            375 € p.a.
7 Gigabyte            379 € p.a.
8 Gigabyte            385 € p.a.
9 Gigabyte            389 € p.a.
10 Gigabyte          395 € p.a

M-Paket

11 Gigabyte            435 € p.a.
12 Gigabyte            439 € p.a.
13 Gigabyte            445 € p.a.
14 Gigabyte            449 € p.a.
15 Gigabyte            455 € p.a
16 Gigabyte            459 € p.a.
17 Gigabyte            465 € p.a.
18 Gigabyte            469 € p.a.
19 Gigabyte            475 € p.a.
20 Gigabyte            479 € p.a

L-Paket

30 Gigabyte            649 € p.a.
40 Gigabyte            699 € p.a.
50 Gigabyte            749 € p.a.
60 Gigabyte            799 € p.a.
70 Gigabyte            849 € p.a.
80 Gigabyte            899 € p.a.
90 Gigabyte            949 € p.a.
100 Gigabyte         999 € p.a.

XL-Paket

250 Gigabyte            2.400 € p.a.
500 Gigabyte            4.600 € p.a.
1 Terabyte                 8.900 € p.a.
10 Terabyte              auf Anfrage
100 Terabyte            auf Anfrage

 

 

Revisionssichere Ordner vernichten | Kontolöschung | Zusätzlicher Zugang je weitere autorisierte Person – jeweils 12€ Netto Festpreis p.a. oder Fall!

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