Patentierte TÜV-geprüfte Sicherheit aus Deutschland

FiLEREX Online Archiv

Max. Schutzklasse III

Made in Germany

Revisionssicheres Archiv

Digitales Archiv für Buchhalter, Berater & Prüfer

Zugelassen für Berufsgeheimnisträger

100 GB Klasse 3

1 TB Klasse 3

5 TB Klasse 3

50 TB Klasse 3

100 TB Klasse 3

999 €

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1.990 €

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All-Inclusive Leistungen

Meldepflichten binnen 72 Stunden und Strafen in Millionenhöhe. Rüsten Sie mit der skalierbaren DSGVO-konformen FiLEREX Archiv Cloud nach und vermeiden Sie Datenschutzprobleme bei Ihrem Backup. Passend für große und mittlere Unternehmen, Selbständige und reine Einzelanwender. JETZT mit Schritt-für-Schritt-Anleitung auf umstellen und Schaden vermeiden.

Die FiLEREX Archiv Cloud ist durch seine patentierte Basistechnologie mit der höchsten Schutzklasse III zertifiziert. Anwender erfüllen damit automatisch die Verpflichtung zur Überprüfung ihres SaaS-Anbieters

Das 2015 entwickelte Datenschutz-Zertifikats Trusted Cloud Datenschutzprofil (TCDP) ist ein Anforderungskatalog, der auf anerkannten Standards wie der ISO 27018 aufbaut. So erbringen TCDP Cloud-Produkte alle datenschutzrechtlichen Vorgaben für die Auftragsverarbeitung.

  • Zertifiziert nach dem Trusted Cloud Datenschutzprofil (TCDP)
  • Erfüllung der Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung

Ihre Inhalte bleiben geheim und verborgen. Durch die Entkopplung der Verbindungsdaten (Metadaten) wird die Sicherheit weiter erhöht, d.h. selbst uns als Provider bleibt verborgen, mit wem Sie was, wann und wie speichern und austauschen.

 

 

Nur der Eigentümer hat Zugriff auf seine Daten. Ohne Kompromisse werden Dritte, auch wir als Provider ausgeschlossen. Dafür sorgt der Serverstandort Deutschland, die patentierte Basistechnologie und unabhängige Zertifizierungen.Deshalb dürfen auch Berufsgeheimnisträger, wie Ärzte oder Rechtsanwälte diesen Dienst offiziell benutzen.

Alle Server stehen ausschließlich in Deutschland, wobei DSGVO-Mail weltweit versandt und empfangen werden kann

Der Speicher und kann unendliche nach Bedarf skaliert werden. Mit dem Speicher passen sich die Preise bedarfsgerecht an.

Über Zugriffsrechte kann der Administrator die Archiv Cloud auf Read Only Memory (ROM) einstellen. So wird sichergestellt, dass Daten nur gelesen, aber nicht verändert oder ergänzt werden können. Dies funktioniert auch in der Revisionssicheren Cloud.

Ihre Daten werden dreifache im Rechenzentrum unabhängig gesichert, so dass eine Wiederherstellung auch dann möglich ist, wenn ein System ausfällt. Sie können durch eine geographisch getrennte Redundanz, die sogenannte Georedundanz die Sicherheit Ihrer Daten weiter optional erhöhen. In diesem Fall wird ein Backup in einem anderen Rechenzentrum parallel gehalten. 

Preis auf Anfrage

Kostenlose Beratung unter 030 | 239 825 85 – info@filerex.de

Es ist das Ziel der digitalen Langzeitarchivierung große Datenmengen dauerhaft verfügbar abzulegen und zugänglich zu machen. Ihre Daten werden mit patentierter Sicherheitstechnologie zu 100% am Standort Deutschland mit der höchsten Sicherheitsklasse (TCDP3) aufbewahrt. Hierbei handelt es sich NICHT um eine Marketingaussage, sondern eine vom TÜV geprüfte Garantie. Diese Sicherheitsklasse ist so hoch, dass selbst Berufsgeheimnisträger diese offiziell benutzen dürfen. Das FiLEREX Digitale Archiv hilft Ihnen beim Datenmanagement und der Umsetzung des Datenschutzrechts.

Und so funktioniert das Digitale Archiv von FiLEREX: Sie erstellen im Datenarchiv einen Ordner, den Sie frei Beschriften können. Sie laden Ihre Daten als ZIP-Datei hoch. Sobald der Upload beendet wird, sind alle Daten entpackt in Ihrem Ordner gespeichert. Sie müssen sich von nun an keine Sorgen um Verfügbarkeit, Backup, Updates oder andere technische Details mehr machen. All dies übernimmt das Digitale Archiv für Sie. Auf Wunsch können Sie Zugänge und Zugriffsrechte erteilen. Zu jedem Zeitpunkt können Sie Daten löschen oder ein Upgrade auf eine revisionistischere Speicherung vornehmen.

So setzen Sie modern auf höchstem technischen Niveau die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die Abgabenordnung (AO) und Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch in Deutschland um.

Revisionssicheres Digitales Archiv

Für die Archivierung bedarf es eines Archivierungskonzeptes das professionell, fachkundig und zuverlässig ist. Deshalb arbeiten wir in einer TüV-zertifizierten Umgebung. Das besondere daran ist, dass weder wir als Anbieter, noch das Rechenzentrum je auf Ihre Daten unverschlüsselt zugreifen können. Das ist ein entscheidender und patentierter Vorteil, der sicherstellt, dass Ihre Daten nicht nur sicher, sondern auch für jeden anderen anonym sind. Bei uns finden Selbständige, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) genauso eine Lösung, wie große und internationale Konzerne.

Alle Dateien, wie Rechnungen, Belege oder andere Dokumente müssen unveränderbar sein. So die Anforderung der Finanzämter, um Manipulationen auszuschließen und Steuergerechtigkeit herzustellen. Jede Änderung oder neue Version muss eindeutig und sorgfältig dokumentiert sein. Es muss weiterhin ausgeschlossen werden, das unbefugte Dritte auf Daten zugreifen können und die DSGVO Konformität hergestellt ist. Hinzu kommen die Anforderung der Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung, dass Daten zum Ende der Fristen noch vollständig lesbar sind und bereitgestellt werden können.

So wird die Revisionssicherheit bei Prüfungen zur Grundvoraussetzung. Deshalb werden bei der FiLEREX Revisionssicheren Cloud die Abruf der Dokumente lückenlos dokumentiert. Auch ohne Vorkenntnisse können sie die Revisionssichere Cloud von FiLEREX ohne aufwendige Schulung bedienen. Sollten Sie aufgrund Ihrer Größe eine eigene IT-Abteilung vorhalten, kann diese das globale Rechte- & Rollenmanagement per Weboberfläche oder Active Directory / LDAP-Umgebung steuern.

FAQ

Für der Pflicht zur Buchführung besteht eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht. Im Steuerrecht und Handelsrecht sind die Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung von geschäftlicher Vorgängen niedergeschrieben. Jeder Unternehmer ist zur Aufzeichnung- und Aufbewahrung verpflichtet.

Wichtig ist zu verstehen, dass die Geschäftsform hier keinen Unterschied macht. Egal, ob Sie eine AG, KG, Verein, Genossenschaft, GbR, GmbH, Stiftung, UG, eine Mischform oder Einzelunternehmer sind; Sie müssen Dokumente vorlegen können und diese bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen hinterlegen.

Auch Privatpersonen müssen Belege, Quittungen und Rechnungen aufbewahren, wenn diese sich auf die eigene Wohnung oder das eigene Haus oder den eigenen Garten beziehen.

Gemäß § 147 Abs.1 der Abgabenordnung (AO) sind aufzubewahren:

  • Arbeitsanweisungen
  • Bilanz
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Buchungsbelege
  • eingegangene Geschäftsbriefe
  • Eröffnungsbilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Handelsbücher bei Kaufleuten
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Kopien abgesendeter Geschäftsbriefe
  • Lagebericht
  • Organisationsunterlagen
  • Rechnungen
  • Sonstige steuerlich bedeutsame Dokumente
  • Zollunterlagen

Bei der Klassifizierung Ihrer Belege kann Ihnen im Zweifelsfall Ihr Steuerberater helfen.

Die Dokumentation und Aufbewahrung gehören zur ordentlichen Buchführung und dienen der Steuertransparenz im Rahmen von Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.

Als Faustformel gilt, die Frist beginnt am 1.1. des Folgejahres eines jeden Beleges. Es ist also nicht entscheidend, wann im jeweiligen Jahr der Beleg erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist  beginnt immer mit dem 1. Januar des Folgejahres bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist.

Es reicht nicht die Speicherung nur auf ein WORM-Speicher (Write Once Read Many) zu sichern. Das gesamte Verfahren der Archivierung muss ordnungsgemäß sein, wie die Kriterien der Zugriffskontrolle, der Schutz vor Datenveränderung, die Dokumentation des Verfahrens und der Nachvollziehbarkeit.
Wenn Sie buchungsrelevante Belege digital erstellen bzw. empfangen und ausdrucken, müssen diese laut GoBD Richtlinie auch als elektronische Ursprungsdatei revisionssicher archiviert werden. Ein Ausdruck und die Archivierung in Papierform reicht seit 2017 nicht mehr aus.

Das Bundesfinanzministerium fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht hier zusammen und sorgt so für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit (Quelle: BMF)

Elektronische Archivierung bedeutet die Speicherung von Dokumenten auf digitalen Datenträgern. Es kann sich hierbei um Papierunterlagen handeln, die digitalisiert wurden oder auf direkt digital erstellte Dokumente. Die Anforderungen der GoBD zielen hierbei auf Revisionssicherheit ab, d.h. auf den Schutz vor Verlust, Prüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

Als Privatperson sind Quittungen, Rechnungen und Belege das eigene Haus, die eigene Wohnung oder den eigenen Garten betreffend zwei Jahre aufzubewahren.

6 Jahr müssen archiviert werden die geschäftlichen Korrespondenz, d.h. geschäftliche E-Mails, Verträge und sonstige relevante geschäftliche Post.

Ist alles zu archivieren, was sich rund um die Leistungsberechnung und Jahresabschlüsse dreht. Zu nennen sind hier insbesondere Rechnungseingänge wie gestellte Rechnungen nebst Angeboten und Auftragsbestätigungen, Quittungen in lang leserlicher Form, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Policen sowie EUST- und Zollbelege.

Preislisten, verlorene Angebote, Arbeitsberichte, Werbung, Termine sind nicht zwingend zu archivieren. Im Zweifel lohnt es sich immer den Steuerberater für einer grundsätziche Einordnung hinzuzuziehen.

Hingegen kann bei Ermittlungen in Steuerstrafsachen, Prüfungen, schwebenden Verfahren, Bußgeldern oder vorläufigen Steuerfestsetzungen das Finanzamt eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist festsetzen. Diese gilt es dann im Speziellen zu beachten.

Wenn das Finanzamt die ordentliche Buchführung bezweifelt und nicht anerkennt, wird es Umsatz, Gewinn und die Steuerlast schätzen. Dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden, denn die Schätzungen werden fast immer über der tatsächlichen Steuerlast liegen. Es liegt ferner im Ermessen der Finanzämter in Verstößen den Straftatbestand des Betruges zu erkennen und anzuzeigen. Dann kommt neben der geschätzten Steuerlast noch ein Strafverfahren hinzu. Es liegt also im Interesse eines jeden Geschäftstreibenden, die ordentliche Dokumentation und Aufbewahrungsfristen ernst zu nehmen.

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*Alle Preise verstehen sich Netto Netto zzgl. 19% Mwst – Freibleibend bis Auftragsbestätigung – Skalierbar auf Kundenwunsch.

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